しばらく前に、ある企業の文書管理システムのセミナーに行きました。
営業秘密保護や先使用権証明に関する技術の知見を得ることがセミナー参加の主たる目的です。
営業秘密保護や先使用権証明のためには、書類の電子化やサーバ管理といった技術的な要素も重要になるかと思います。
いかにして書類を効率良く管理し、かつ企業秘密（営業秘密）を守るか？
参加させて頂いたセミナーは、セミナー主催企業の製品紹介ですが、文章電子化システムの技術動向を知らない私にとってはかなり参考になりました。
そして、その製品を実際に操作させて頂いたのですが、直感的に使い易いなという印象。
良くできている文書管理システムだと思いました。
で、肝心の営業秘密保護や先使用権証明のための技術としてどのようなものがあるのか？ということですが。
先使用権証明のために利用できる機能として（セミナーではそのような直接的な説明はありませんでしたが。）、やはりタイムスタンプ機能ですね。オプションでしたが。
文書データにタイムスタンプを押す設定をしているフォルダにデータを入れると、ユーザが意識することなく自動でタイムスタンプを押してくれるようです。
また、読み取った文書データから自動で日付を読み取り、日付毎のフォルダに自動で割り振ってくれる機能もあります。
この機能は、先使用権証明というよりも文書管理機能としての側面が強いものですが、先使用権証明のためには、他社の特許出願の日が基準となりますから、先使用権を主張しなければならない事態に陥った場合に、必要な書類を効率良く見つけ出すためには重要な機能かもしれません。
しかし、当たり前ですが、書類に日付が入っていることが前提ですね。
書類に日付が入っているのであれば、先使用権証明のためのタイムスタンプは大きな意味を持たないような気もします。
一方で、先使用権証明のためならば、日付毎ではなく技術毎に必要書類を管理する方が良いのでしょうか？しかしながら、侵害を疑われる技術を想定することは略不可能ですよね。先使用権証明のために書類をまとめ確定日付を付与したとしても、その書類を使うことは無く、実質的に無駄な作業になるという意見も聞きます。
次は、企業秘密（営業秘密）の保護に関する機能として良いと思った機能です。
一つは、アクセス権限のないフォルダやデータを画面上に表示させない機能。
私が知らなかっただけで、この機能は一般的なのでしょうか。
すごく単純な管理システムでしたら、単にフォルダ等にアクセス制限をするだけですが、それではフォルダ名等からその内容が推察される可能性があります。
勘のいい人ならば、そのフォルダにどのような情報が入っているのか分かるでしょうし、アクセス制限がされていることによってそれが重要な情報であることも分かってしまいます。
アクセス権限がない人には、“当該情報の存在すら知られない”ことは重要かと思います。
また、一つのデータの内容の一部にアクセス制限をかけることができる機能もありました。
具体的には、文書データの内容の一部にマスキングを行い、アクセス権限がない人には見れないようにする機能です。これは良い機能だと感じました。
一つのデータの中にも必要以上に閲覧させたくない情報が含まれる場合は多々あるかと思います。
この様な場合、閲覧させたくない情報にマスキングを行い、アクセス権限がある人のみがマスクしていないデータの閲覧が可能になります。
私が体験させて頂いたシステムは、アクセスログ管理がもう少し充実している方が好ましいと感じました。
何時どのユーザがどのフォルダやデータにアクセスしたのか、アクセスの頻度は通常と同じか、多量にデータをダウンロードしていないか、等が簡易に監視・報知する機能が充実しているといいですね。
ここで、このセミナーに参加して思ったこと、それは、「文書データ管理の機能も充実し、企業秘密保護の機能も充実しているシステムって無いのではないか？」ということ。
当たり前ですが、メーカーが得意とする分野に機能の充実度が偏るかと思います。
文章データ管理、企業秘密保護の両方が得意なメーカーってあるのでしょうか？
しかしながら、今後、書類のデジタルデータ化が一層促進され、それに伴い、企業秘密保護も重要度も増々高まると思います。
そうすると、文章データ管理機能、企業秘密保護機能の両方が充実したシステムも必然的に開発、販売されることになるかと思います。
今度は展示会等に行って様々な企業の文書管理システムに関する情報収集をしても面白いかもしれません。
不正の目的で営業秘密を流出させ、その営業秘密を流出先企業が使用した場合、その営業秘密を流出させた個人も責任を問われる場合が多々あります。
これは、営業秘密が技術情報である場合、特許権侵害と比較するとかなり異なることです。
例えば、転職者が前職企業の営業秘密を持ち出し、転職先企業で開示し、転職先企業がこの営業秘密を使用した場合、この転職者は民事的責任及び刑事的責任を問われる可能性があります。民事的責任としては、転職先企業と共に営業秘密を流出させた個人が高額（数千万円から億単位）な損害賠償を請求される可能性もあります。また、これとは別に刑事告訴された場合、実刑となる可能性もあります。
一方、転職者が前職企業が権利者である特許権を転職先企業に教え、転職先企業がこの特許技術を使用しても、この転職者は民事的責任及び刑事的責任を問われる可能性はほぼないでしょう。
まれに、特許権侵害においても個人が被告となり損害賠償請求の対象とされる場合があるようですが、そのような場合は侵害行為を行った企業の代表取締役であったり、個人事業主である場合のようです。
そして、特許権侵害においては、刑事事件になることはまずありません。
特許権侵害が刑事事件とならない理由は、特許制度に無効審判があるためのようです。すなわち、特許権の侵害があっても、無効審判によって当該特許権が無効となった場合、その侵害行為＝侵害事件そのものがなかったことになるので、警察が特許権の侵害を刑事事件として取り扱い難いということのようです。
一方、営業秘密に関しては、漏洩された情報が営業秘密の３要件を満たしている場合には、その事実がその後覆る可能性は低いと考えられ、そもそも営業秘密の領得等の行為が窃盗等に類する犯罪行為であるため、警察も刑事事件として取り扱い易いようです。
このように、例えば同じ技術を営業秘密とした場合と特許権とした場合とでは、その侵害が生じた際における個人の責任が全く異なります。
そもそも、特許権侵害は、当該特許権の内容を個人が他社に教えることはそもそも違法ではなく、特許権の侵害行為は個人だけで行う場合が少なく、企業として行う場合がほとんどです。一方、営業秘密の漏洩は、当該営業秘密を個人が他社に教えることも違法であり、秘密管理がなされているために、その漏洩を行った個人が特定されるからでしょう。営業秘密を漏えいさせた個人を特定できたのであれば、被害企業がその個人に法的責任を負わせることは当然のことと思われます。
以上のように、特許権侵害で個人、特に一会社員の責任が追及される可能性はほとんどないと考えられる一方、営業秘密の漏えいに関しては個人の責任が追及される可能性があります。
もし、営業秘密の漏えいの法的責任を特許権侵害と同じように考えている人がいたら、要注意です。
近年、特許における先使用権や営業秘密に対する日付証明のためにタイムスタンプの導入が進められています。
技術情報を営業秘密とすることと、先使用権は関連していると考えられています。
技術を営業秘密とすると、当然、特許出願を行わないのですから、自社で営業秘密とした技術が他社によって特許権として取得される可能性があります。
そして営業秘密とした技術を自社実施した結果、この他社から特許権の侵害といわれる可能性があり、実際に侵害行為に該当するのであれば、その抗弁として先使用権の主張を行うことが考えられます。
ここで、過去のブログ記事「タイムスタンプを使う目的 」でも書いたように、個人的には、先使用権の日付証明のためにタイムスタンプを用いることは、その手間や管理コストを考えると費用対効果的にどうなのか？とも思っていたりもします。
上記のことは私個人の考えであり、必ずしも正しいとは思っていません。
今後、先使用権が争点になるような特許権侵害訴訟等において、タイムスタンプの有効性が認められたらこの考えを１８０°改めることになりますし、できるのであれば、タイムスタンプによる日付証明は行ったほうが良いでしょう。
とはいうものの、私はタイムスタンプの導入サービスを行っている企業のセミナーに何度か行っています。
そのセミナーで、「タイムスタンプを導入しようとした場合に実際にタイムスタンプを押す作業を行うことになる現場の方々からの反発は無いか？」という質問をしたことがあります。
その答えは、予想通り反発があるそうです。そして、その反発に対しては「説明」して納得してもらうこととのことでした。
そりゃ、毎回書類にタイムスタンプを押すことになる特に技術系の方は面倒ですよね。
作成した書類等をタイムスタンプを押すための所定のフォルダに入れるだけかもしれませんが、それを毎回行う、そして行ったか否かの確認も行う、会社によってはタイムスタンプを押した書類の報告も行う？
そもそもタイムスタンプを押すタイミングは何時？どの書類にタイムスタンプを押すの？タイムスタンプを押す場合に上長の許可が必要？報告が必要？
導入する方は良いかもしれませんが、実際に作業を行う方は大変。
新たなルールに則って新たな作業を進めなければなりません。
しかも、「先使用権」という聞き慣れない、意味も良く分からないことのために？？
ここで、営業秘密についてある企業の方とお話しさせていただいたときに、営業秘密の視点での情報管理等についてその方が「新たなルール作りが必要だね」との趣旨をおっしゃいました。
このとき、私は「新たなルール」という意識はなかったんですね。
我々のような知財を仕事にしている者にとっては、営業秘密に関する施策やタイムスタンプに関する施策は「新たなルール」という意識は低いかもしれません。どちらかというと実施して当然のこととも思えます。
しかしながら、知財に詳しくない従業員の方にとっては、自分の業績として認められるようなことでもなく、事務仕事が増えるだけ。面白いことでもありません。
特に、知財に関しては中間部門であり、会社にとっても直接的には利益を生み出し難いものですしね。
タイムスタンプの導入や営業秘密に関する施策等、新たなルールを作る場合に、それを従業員の皆さんにあまり意識させずに実現する良い方法があればいいのですが・・・。
営業秘密の３要件（秘密管理性、有用性、非公知性）のまとめページを作りました。
営業秘密管理指針に沿ってまとめたものであり、個人的見解については記載していません。
経営情報であるならば、秘密管理性を満たしていれば、営業秘密の要件を満たすことは比較的簡単かと思います。
技術情報はどうでしょうか？
秘密管理性を満たしたとしても、有用性や非公知性で争いになるかもしれません。
さらに、技術情報の場合は、その帰属についても争いになる可能性が有るかと思います。
就業規則について調べていたら、下記のような
派遣元事業者のための就業規則の作成の ポイント - 厚生労働省
というものを見つけました。
これには、「守秘義務、機密情報保持」という項目があり、詳しく解説されています。
ここで、ベネッセの事件のように、派遣社員が営業秘密を漏えいさせたことがあります。
派遣先企業は、このようなことを防止するためにも派遣社員との間で守秘義務契約等を結ぼうとすることがあります。
しかしながら、上記資料の１８ページに「機密情報保持契約は、基本的に、派遣先と派遣元事業者の間、及び派遣元事業者と 派遣労働者の間で取り交わされるものです。」とあるように、基本的に派遣先と派遣社員との間で交わされるものではないようです。
このため、この資料では、派遣元事業者の就業規則における守秘義務等の例として、以下のように記されています。
（守秘義務）
第○条 派遣スタッフは、業務上知り得た秘密を他に漏らしてはならない。また、雇用契約終了後についても同様とする。
（機密情報保持）
第○条 派遣スタッフは、会社及び派遣先事業者等に関する情報の管理に十分注意を払うとともに、自らの業務に関係のない情報を不当に取得してはならない。
２ 派遣スタッフは、退職に際して、自らが管理していた会社及び派遣先事業者等に関
するデータ・情報書類等を速やかに返却しなければならない。
（守秘義務）
第○条 派遣スタッフは、業務上知り得た情報や、取引先、顧客その他の関係者、会社・ 派遣先の役員・従業員等の個人情報を正当な理由なく開示したり、利用目的を超えて取扱い、又は、漏洩してはならない。会社を退職した場合においても同様とする。
２ 派遣スタッフは、会社の定めた規則を遵守しなければならない。
３ 会社は、必要に応じて、会社の機密情報にかかる秘密保持に関する誓約書を提出させることがある。
４ 会社の業務の範囲に属する事項について、著作・講演・執筆などを行う場合は、あ
らかじめ会社の許可を受けなければならない。
５ 会社の機密情報とは次のものをいう。
１）会社が業務上保有している顧客の個人情報（メールアドレス、氏名、住所、電話番号等）
２）会社の取引先に関する情報（取引先会社名、住所、担当者名、取引商品等）
３）会社の企画及び商品内容に関する情報（進行中の企画内容、システムの仕様等）
４）会社の財務及び人事に関する情報
５）会社との事業提携に関する情報（提携先会社名、住所、条件等）
６）子会社及び関連会社に関する上記各号の事項
７）その他、会社が機密保持を必要として指定した情報
ここで、前回のブログ「モデル就業規則の見直し 副業容認と営業秘密 」でも紹介した厚生労働省：モデル就業規則には、機密情報（秘密情報、営業秘密）に関する規定として、「懲戒事由」に「
正当な理由なく会社の業務上重要な秘密を外部に漏洩して会社に損害を与え、又は業務の正常な運営を阻害したとき。」と記載されているだけであり、この派遣元事業者のための就業規則の作成の ポイントほど詳しくは記載されていません。
この違いは、この２つの就業規則を作った担当者の違いもあるのでしょうが、派遣社員が派遣先の機密情報を取り扱う可能性を考え、より詳細に作り込まれていると考えられます。
しかしながら、会社の機密情報（営業秘密）を漏えいしてはいけないことは、派遣社員であろうと従業員であろうと同じです。
そのため、派遣元事業者のための就業規則の作成の ポイントにおける守秘義務、機密情報保持の項目は、派遣事業者でない企業の就業規則においても非常に参考になるものではないでしょうか？
また、「弊社には秘密にする情報はないですよ。」と考えている方も居るかと思います。
果たしてそうでしょうか？上記例示のように、秘密情報と考え得るべき情報は種々あるかと思います。
私は秘密情報が全くない企業は存在し得ないと考えます。就業規則を見直すことによって、自社の秘密情報が何であるかを考えるきっかけにもなるのではないでしょうか。
